1С и бухгалтерский учет в бюджетных организациях Украины.

Сейчас наиболее популярными продуктами фирмы 1С, которые используются в бюджетных организациях, являются разработки: 
1. Бухгалтерский учет для бюджетных организаций Украины (редакция 1)

2. Бухгалтерский учет для бюджетных организаций Украины (редакция 2) 

  Обе конфигурации разработаны для платформы 1С версии 7.7. Основное внимание, я буду уделять 2–ой редакции, поскольку редакция 1 уже снята с обслуживания и не поддерживается, хотя некоторые организации еще продолжают ее использовать. Мы рекомендуем своим клиентам переходить на использование 2-ой редакции, которая стоит на поддержке, оперативно реагирует на все изменения в законодательстве выходом новых релизов конфигурации и регламентированной отчетности. Тем более, что переход на вторую редакцию бесплатен, по крайней мере, в нашей компании (оплачивается только вызов специалиста по установке программы). В дальнейшем речь будет идти о бюджетной конфигурации редакции №2. 

   Сразу отмечу, что данная разработка – это типовое решение для бюджетных организаций Украины. Это значит, что она предназначена для автоматизации большинства предприятий бюджетной сферы. Однако, у ряда организаций, таких как воинские части, медицинские учреждения, учреждения сферы образования, сельские советы и т.д., есть своя специфика, которая реализована не в полной мере в программе. Но, хочу успокоить, у нас есть опыт внедрения программы в подобных организациях. Дело в том, что конфигурация написана на 1С, а основное достоинство 1С – это конфигурируемость, т.е. квалифицированный программист может настроить программу под конкретные нужды пользователей. У нас есть много подобных дополнений к программе, которые успешно используются во многих организациях. Описание некоторых наших разработок приведены на сайте компании. Цель данной статьи - объективно осветить достоинства и недостатки программы, чтобы помочь пользователю в выборе инструмента для автоматизации его предприятия.

   Конфигурация предназначена для автоматизации всех основных участков бухгалтерского учета и позволяет вести учет как по одной, так и по нескольким бюджетным организациям в одной информационной базе данных. Для вышестоящих организаций можно указать список подведомственных учреждений, чтобы можно было по ним распределять денежные средства. 
 Источники финансирования (ИФ) и коды экономической классификации расходов (КЭКР) реализованы в виде справочников. Можно определить сколько угодно ИФ по таким видам средств: бюджет, спецфонд, благотворительные средства. Справочник КЭКР предопределен, но корректировать его можно, хотя на практике в этом нет необходимости.

   План счетов соответствует требованиям организации бухгалтерского учета в бюджетной организации и отвечает утвержденному приказу Главного управления государственного казначейства Украины от 10 декабря 1999 года № 114 и зарегистрированными в Министерстве юстиции Украины 20 декабря 1999 года за № 890/4183, с изменениями и дополнениями. 

   В плане счетов организовано ведение аналитического учета, причем по всем основным счетам ведется аналитический учет в разрезе источников финансирования и КЭКР, за счет этого можно получить бухгалтерскую отчетность по источникам финансирования и КЭКР. Например, аналитический учет по счету 10 (основные средства), ведется по источнику финансирования, КЭКР, местам хранения и необоротным активам. Добавлять субсчета к счетам можно, но делать это нужно осторожно, поскольку формирование многих проводок, реализовано в программных модулях и рекомендуется это делать специалистам. Общая рекомендация такова, если в документах конфигурации счет учета можно выбрать, тогда счет добавить пользователю можно и указывать его в соответствующих документах. Делать это нужно в случае крайней необходимости, я сталкивался с такой ситуацией, когда бухгалтер хотел разбить счет на субсчета, только потому, что хотел вести учет отдельно по каждому ИФ. Зачем, когда по источникам финансирования реализован аналитический учет, ИФ указывается в каждом документе, следовательно, отчетность можно получить по каждому ИФ отдельно.

   В конфигурации ведется контроль расхода и прихода денежных средств согласно смет и планов ассигнований. На год по каждому источнику финансирования и КЭКР вводится смета («кошторис»). Если в течение года нужно изменить смету, то вводится документ «Справка об изменении сметы». Разбивка сметы по месяцам осуществляется документом «План ассигно¬ваний» также по источникам финансирования и КЭКР, а изменение плана ассигнований – документом «Справка об изменении плана ассигнований». Если бюджетная организация имеет доходную часть бюджета, то контроль этих средств осуществляется с помощью документов: «Смета собственного дохода», «Смета расходов из собственного дохода», «Справка об изменении расходов из собственного дохода». Перечень возможных источников дохода выбирается из справочника «Детализация поступлений», который необходимо заполнить статьями доходов, например: «доходи от медицинских услуг», «доходи от платы за обучение», «доходы от продажи путевок», «доходы от платы за общежитие» и т. д.

   В конфигурации «Бухгалтерский учет для бюджетных организаций Украины» реализованы все основные участки ведения бухгалтерского учета: учет основных средств, нематериальных активов, учет запасов и материалов, учет ГСМ, бланков строгой отчетности, операций с валютой, учет банковских и кассовых операций, учет услуг, реализация запасов и необоротных активов, расчет заработной платы. Я не буду останавливаться подробно на каждом из этих участков учета, это не учебник по конфигурации, тем более, что более подробное описание дано в документации к программе, а коснусь лишь некоторых особенностей программы и дам некоторые рекомендации по работе с ней.

   Весь учет, как в любой конфигурации 1С, строится на вводе документов с использованием справочников, в которых хранится перечень определенных объектов. Обычно в элементе справочника хранится ряд дополнительных параметров, например, счет учета или КЭКВ, по которому будет вестись учет по данному объекту, оклад сотрудника, вид взаиморасчетов для контрагента и т.д. От таких реквизитов зависит в дальнейшем учет по этому объекту. Некоторые элементы справочников периодические, т.е. имеет значение на какую дату установлено значение по этому элементу. Очень распространенной ошибкой пользователя является, установка значения справочника не на ту дату. Например, меняем оклад сотрудника, записали его не на ту дату с которой он должен быть установлен – неверно рассчитанная зарплата. Поэтому, справочники нужно заполнять и корректировать очень внимательно. В начале работы с программой, рекомендуется заполнить основные справочники и ввести остатки по счетам бухгалтерского учета. И не забудьте просмотреть константы программы, в которых устанавливаются некоторые параметры работы с конфигурацией. В справочнике «Учреждения» также устанавливаются параметры, влияющие на ведение учета, например, если в этом справочнике в Вашем учреждении не установить галочку «Вести обязательства по спецфонду», в документах по этому учреждению, где выбран спецсчет, Вы не сможете указать финансовое обязательство в качестве основания документа, это поле будет просто скрыто для Вас. 

   Многие документы делают при проведении проводки по бухгалтерскому учету. Если документ имеет поле «Вид операции», то нужно выбрать операцию, для которой и вводится этот документ. Например, вводим документ «Приходный кассовый ордер», счет кассы у нас указан 301, если вид операции укажем – «выдача денежных средств в подотчет», будет сформирована проводка: Дебет 301 – Кредит 3621. Если укажем вид операции «Выдача зарплаты», сформируется проводка: Дебет 301 – Кредит 661 и т.д.. «Вид операции» - это справочник, в котором перечислен список видов операций с указанием для каждой операции корреспондирующего счета. Справочник изначально заполнен возможными видами операций, применяемых в бухгалтерском учете для бюджетных организаций, но его можно дополнять. 

   В большинстве бюджетных организациях, взаиморасчеты с контрагентами (поставщиками и покупателями) осуществляются на основании договоров. В программе есть возможность вести договора с помощью документа «Договор» и указывать их при вводе соответствующих документов в качестве основания. В договоре нужно указать вид договора: «с покупателем» или «с поставщиком» и тип договора. Тип договора может принимать значение «Суммовой», «Расчетный» и «Общий». Суммовой тип договора следует создавать в случае разовой оплаты, в этом случае сумма оплаты и есть сумма договора. Если взаиморасчеты с контрагентом осуществляются в течение определенного периода или оплата осуществляется в несколько этапов, тип договора необходимо указать «Расчетный». В этом случае в качестве суммы договора, указывается общая сумма договора. В конфигурации производится контроль сумм, оплачиваемых по договору. Для изменений условий договора используется документ «Дополнительное соглашение». Тип договора «Общий», следует указывать для договоров, где сумма не имеет значения или вообще бумажного аналога договора нет. Например, организации регулярно необходимо оплачивать коммунальные услуги, для этого случая, создается один раз договор с типом «Общий» и с контрагентом, которому будем осуществлять платежи, и этот договор все время указывается в качестве основания в платежке.

   Бюджетные учреждения обязаны отчитываться перед Казначейством о своих финансовых операциях и для этого Казначейство предоставляет свою программу, которая называется «Мережа». Некоторые организации, использующие бюджетную конфигурацию 1С, дублируют документы в 1С и в этой программе (выполняют двойную работу), но в этом необходимости нет. В бюджетную конфигурацию встроен удобный механизм работы с «Мережой». Работает это так, в программу вводятся документы: договора, платежные поручения, обязательства (юридические обязательства) и финансовые обязательства. Дальше запускается обработка, которая называется «Работа с госказначейством». Эта обработка за указанный интервал дат автоматически формирует соответствующие реестры (договоров, платежных поручений, юридических и финансовых обязательств). Затем эти реестры можно напечатать на принтере, а также сохранить на дискете в виде файлов для подачи в Казначейство. Только, чтобы это работало, не забудьте указать правильную версию «Мережи» в константах системы.

   Учет запасов в программе можно вести не только методом «по средней» (принято по умолчанию), но и вести партионный учет (метод ФИФО), причем можно настроить систему так, что по одним бухгалтерским счетам списание ТМЦ будет вестись по средней цене, а по другим по партиям. Настройка этого механизма осуществляется в справочнике «Настройка учета запасов».

   Расчет заработной платы, один из самых сложных участков бухгалтерии, реализован, на мой взгляд, довольно не плохо и в тоже время просто. Именно с него, многие организации начинают освоение программы и если что-то не получается, они начинают разочаровываться в программе. Здесь рецепт такой: необходимо потратить некоторое время на освоение, поскольку в расчете ЗП, есть некоторые тонкости, которые нужно знать. Если заполнить правильно все справочники, влияющие на расчет ЗП, ввести все документы по зарплате в нужной последовательности и провести расчет, все будет работать. Я не буду подробно останавливаться на этом участке – это тема отдельной статьи. Скажу только, что предусмотрены такие виды расчета ЗП: по окладу, часовой тариф, дневной тариф. С помощью справочников «Дополнительные начисления» и «Дополнительные удержания», которые подчинены справочнику «Сотрудники», можно провести любые дополнительные начисления и удержания, причем в качестве значения можно указывать, как сумму, так и процент от оклада, оклада 2 или оклада 3. В некоторых бюджетных организациях требуется провести более сложные расчеты дополнительных начислений, где берется процент не от оклада, а от оклада + некоторые надбавки, то в типовой конфигурации такие расчеты не предусмотрены. Для расчетчика в этом случае, есть два варианта, либо проводить расчеты таких доплат вручную и вводить их в справочник «Дополнительные начисления» фиксированной суммой, либо установить в конфигурацию дополнительную доработку, которая называется «Тарификация заработной платы». У нас подобные наработки есть для различных сфер деятельности, мы их устанавливаем и при необходимости настраиваем под конкретную организацию. В конфигурацию встраивается дополнительный документ «Тарификация ЗП», который отвечает за расчет различных дополнительных доплат, надбавок и т.д. В конфигурации предусмотрен ввод и расчет документов «Больничный лист» и «Приказ на отпуск» для начисления больничных (за счет предприятия и за счет соцстраха) и отпускных. Учет рабочего времени ведется при помощи документа «Табель». Предусмотрен расчет индексации ЗП. На выходе можно получить такие отчеты по ЗП: расчетная ведомость, расчетные листки, личная карточка, Ведомость выдачи ЗП, Мемориальный ордер № 5, регламентированные отчеты (форма 1ДФ, отчеты в пенсионный фонд). Выплату зарплаты можно осуществлять как по кассе, так и на карточки сотрудников. В конфигурации, по сотрудникам, можно гибко настроить то, какие налоги удерживать с сотрудника, а какие нет.

   В конфигурацию встроены различные печатные формы и отчеты, которые можно выводить на печать и сохранять в различных форматах: Excel, XML, dbf и др.. Большинство документов программы имеют одну или несколько печатных форм. Отчеты программы можно разделить на три группы: стандартные, бюджетные (мемориальные ордера), регламентированные.
 К стандартным отчетам относятся: оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, карточка счета, анализ счета, кассовая книга, шахматка, главная книга, смета, план ассигнований, различные карточки аналитического учета и другие. Большинство этих отчетов имеют форму, в которой можно указать параметры вывода отчета, например, указать вывод отчета по определенному источнику финансирования, КЭКР, ТМЦ и другим параметрам. 

   Формы мемориальных ордеров (их в системе 16) отвечают формам, которые утверждены приказом Государственного казначейства Украины от 27.07.2000 г. № 68. Изначально они настроены под типовое бюджетное учреждение, но при помощи справочников «Мемориальные ордера» и «Настройка мемориальных ордеров», можно настроить их по своим потребностям, например, можно изменить или добавить бухгалтерские счета, по которым должен формироваться отдельный мемориальный ордер. Можно также разделить мемориальные ордера так, чтобы определенный мемориальный ордер, формировал данные отдельно по каждому источнику финансирования. А при необходимости можно разделить их по видам средств: бюджет, спецфонд, благотворительные. 

   К регламентированным отчетам относятся отчеты, которые предназначены для различных проверяющих органов. Это такие отчеты как, различные формы: №1 – баланс, №2д, №2м и т.д., отчеты в пенсионный фонд и фонды социального страхования, отчеты для подачи в налоговые органы. Эти отчеты соответствуют действующему законодательству, и в случае внесения в них изменений, требуется их обновление в программе. Разработчики своевременно выпускают обновления для этих форм отчетности и пользователям только необходимо обновить их у себя в базе. Эти отчеты можно распечатать за любой период и сохранить их на диске для дальнейшего использования.

   Таким образом, как видим, конфигурация «Бухгалтерский учет для Украины», реализованная на платформе 1С версии 7.7, выполняет основные функции по ведению учета для бюджетных учреждений Украины. Она поддерживается разработчиками и фирмой 1С Украина. Разработчики постоянно совершенствуют свой продукт, выпускают новые релизы конфигурации, отражая в них новые изменения в программе, учитывая все изменения в законодательстве. Регламентированные отчеты также регулярно обновляются.  

   Мы помогаем нашим клиентам внедрить программу. Это обучение (как у нас в учебном классе, так и на территории заказчика), бесплатная линия консультаций, поддержка на сайте компании www.account.kiev.ua . Это настройка программы на конкретные нужды пользователей, многие доработки (настройки) для бюджетной конфигурации у нас уже есть (они разработаны нашими специалистами и учитывают специфику учреждений различных сфер деятельности), с некоторыми из них Вы можете познакомиться у нас на сайте. Все пожелания, вопросы и предложения просьба присылать на e-mail компании или отправить заявку с сайта . Будем рады взаимному сотрудничеству !

Деморолик 1С:Бухгалтерия 7.7 для Украины. Базовая версия для бюджетных учреждений
Самораспаковывающийся архив (~ 2500 КБ)